1. O convite é a primeira chance para você se dar bem. Tenha nele detalhes sobre agenda, propósito e estrutura. O que o convidado pode esperar desse encontro. Não exagere na promessa. O convite impresso pode ser mais elegante e chique, mas o eletrônico atende perfeitamente bem. A identidade visual tem que já estar presente. Follow-up para uma primeira ideia do números de participantes é fundamental para, por exemplo, iniciar algo pró-ativo se as confirmações estiverem baixas.
2. Se o evento for estritamente informativo, seja o mais breve possível e sem longas viagens. Respeite o tempo das pessoas.
3. Se além da informação, você quiser aproveitar o evento para ampliar o relacionamento com sua empresa/marca, intercale as ações corporativas e de informação, com momentos informais e que de preferência, garantam uma experiência ao convidado. Algo que ele levará como um momento diferenciado, nem sempre diretamente atrelado a sua marca/empresa. Dê algo em termos de conhecimento, não apenas “venda” algo. Nessa experiência, crie um cenário o qual ele poderá usar para divulgar em suas redes sociais. Nessas mídias digitais as pessoas gostam de mostrar diferenciação. Seu evento pode ser o palco.
4. Entenda o dia de seu convidado e garanta a alimentação necessária. Brunch? Seu convidado sairá de seu evento com fome e terá que parar no Mc Donald´s. Evento a noite com mais de três horas de duração? Tem que ter jantar.
5. Os anfitriões do evento tem que estar calmos e disponíveis para conversar e atender as pessoas. Deixe o stress para a preparação e ensaios. No dia do evento, um comportamento mais duro não gera empatia, bem na hora que você quer gerar boa impressão.
6. Mesmo que a sua empresa seja culturalmente muito fria e extremamente corporativa, tente fazer um evento leve. Mais aberto e até ao menos com pitadas de informalidade. O brasileiro entende isso como proximidade.
7. Pense no estacionamento dos convidados, que não deve ser cobrado. Não é difícil em São Paulo, por exemplo, pagar R$ 40 por duas horas de permanência. É um espaço que se cria para críticas. Guarde um pouco do dinheiro para essa cortesia.
8. Um evento nos dias de hoje não precisa e não deve ser extravagante. A ideia de consumo consciente deve também ser aplicada nessas ocasiões. Gastar desnecessariamente e sem propósito pega mal e não gera nenhum diferencial positivo.
9. Envie um e-mail de agradecimento após o evento. Mas tenha a certeza da presença para não registrar uma desorganização. Vale sempre fazer uma recepção com lista para registrar os presentes. Mas não os faça perder tempo lá.
10. Tenha logo na sequencia uma reunião de avaliação. Ela é terreno fértil para melhorias e novas ideias, desde que você não se apegue apenas aos erros e também não se acostume a eles.
